Die Digitalisierung hat nicht nur unsere Arbeitswelt, sondern auch die Art und Weise, wie wir kommunizieren, grundlegend verändert. Meetings finden per Videokonferenz statt, Informationen werden per E-Mail oder Chat ausgetauscht, und sogar Verhandlungen werden online geführt. Doch auch im digitalen Raum gilt, ganz nach dem Motto Knigge 2.0: Höflichkeit, Professionalität und Respekt sind unverzichtbar.
Die wichtigsten Regeln für digitale Kommunikation
- Rechtschreibung und Grammatik beachten: Eine E-Mail oder ein Chat voller Tippfehler wirkt unprofessionell. Rechtschreibprogramme wie die integrierten Tools in E-Mail-Programmen oder spezialisierte Software helfen, Fehler zu vermeiden. Ein fehlerfreier Text zeigt, dass man die Nachricht und den Empfänger ernst nimmt.
- Emojis und Abkürzungen gezielt einsetzen: Während ein Emoji in einem lockeren Teamchat die Stimmung aufhellen kann, gehört es in einem formellen E-Mail-Austausch oft nicht hin. Das Gleiche gilt für Abkürzungen: „VG“ statt „Viele Grüße“ mag praktisch sein, wirkt jedoch in einem geschäftlichen Kontext distanziert.
- Reaktionszeit einhalten: Eine schnelle Antwort signalisiert Wertschätzung. Im geschäftlichen Umfeld gilt: Eine E-Mail sollte spätestens innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden, auch wenn es nur eine kurze Bestätigung ist.
Digitale Meetings meistern: Der neue Knigge Standard
- Kamera aktivieren:
Gerade bei virtuellen Meetings ist der visuelle Kontakt entscheidend für eine persönliche Atmosphäre. Eine aktivierte Kamera zeigt, dass man engagiert und präsent ist. - Pünktlichkeit zählt:
Der Beginn eines digitalen Meetings ist genauso wichtig wie das eines persönlichen Treffens. Ein verspätetes Einloggen stört den Ablauf und wirft ein schlechtes Licht auf den Teilnehmer. - Mute-Funktion nutzen:
Hintergrundgeräusche können in digitalen Meetings enorm ablenken. Während andere sprechen, sollte das Mikrofon auf „stumm“ geschaltet sein. - Professioneller Hintergrund:
Der virtuelle oder reale Hintergrund eines Video-Calls sollte aufgeräumt und neutral sein. Ein unprofessioneller Hintergrund kann schnell vom eigentlichen Gespräch ablenken.
E-Mail-Etikette im Detail
- Prägnanter Betreff:
Der Betreff sollte den Inhalt der Nachricht klar und präzise zusammenfassen. Beispiele:- Statt „Frage“ lieber: „Rückfrage zu Projekt XY: Deadline verschoben?
- Statt „Info“ lieber: „Details zum Marketing-Meeting am 15. Februar.“
- Freundliche Einleitung und Verabschiedung:
Eine höfliche Begrüßung und ein freundlicher Abschluss machen den Ton aus. - Begrüßung: „Sehr geehrte Frau Meier“ oder „Guten Morgen Herr Schmidt.“
- Abschluss: „Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.“
- Strukturierte Inhalte:
Lange Textblöcke sollten vermieden werden. Stattdessen bieten sich Absätze oder Aufzählungen an, um den Text übersichtlich zu gestalten.
Social-Media-Knigge: Auftreten in der Öffentlichkeit
- Authentisch, aber respektvoll:
Auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn oder Twitter ist ein authentischer Ton wichtig. Dennoch sollten alle Beiträge höflich und respektvoll bleiben, besonders wenn sie im Namen eines Unternehmens erfolgen. - Interaktionen pflegen:
Kommentare und Fragen in den sozialen Medien sollten zeitnah beantwortet werden. Ignorierte Nachrichten hinterlassen einen schlechten Eindruck. - Privates und Geschäftliches trennen:
Ein professionelles Profil sollte keine privaten Inhalte enthalten, die unpassend oder unprofessionell wirken könnten.
Häufige digitale Fauxpas und wie man sie vermeidet
- Multitasking während Meetings:
Es ist verlockend, während einer Videokonferenz E-Mails zu beantworten oder andere Aufgaben zu erledigen. Doch dies wird schnell bemerkt und wirkt respektlos gegenüber den anderen Teilnehmern. - Zu informelle Kommunikation:
Auch wenn digitale Kommunikation lockerer wirkt, sollte sie nicht zu salopp sein. Professionelle Standards gelten auch im Chat. - Ignorieren von Nonverbalem:
In Video-Calls sind Körpersprache und Mimik wichtig. Ein gelangweilter Gesichtsausdruck oder ständiges Wegschauen können negativ wahrgenommen werden.
Digitale Etikette ist die neue Visitenkarte
Höflichkeit und Professionalität machen auch im digitalen Raum den Unterschied. Wer die Regeln der modernen Kommunikation beherrscht, stärkt nicht nur die eigenen Beziehungen, sondern auch das Image des Unternehmens. Mit kleinen Anpassungen im Verhalten – von der E-Mail über Social Media bis hin zur Videokonferenz – lässt sich ein professioneller, souveräner Eindruck hinterlassen. Denn wie auch im analogen Leben gilt: Gutes Benehmen öffnet Türen.
